Privacyverklaring Payrollmedewerkers

Deze Privacyverklaring heeft tot doel de door Easymatch ter beschikking gestelde uitzendkrachten te informeren over de manier waarop Easymatch hun persoonsgegevens verwerkt.

Onderhavige verklaring is dan ook niet van toepassing op het vaste personeel van Easymatch.

Easymatch hecht het grootste belang aan de privacy van de uitzendkrachten. Zij gebruikt de persoonsgegevens van de uitzendkrachten alleen voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden en neemt daarbij passende technische en organisatorische maatregelen die de Easymatch toelaten binnen de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens te opereren.

  1. Wat zijn persoonsgegevens?
    De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

    “Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon".

    Indien deze Privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

    Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

    “Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid."
  2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden verwerkt Easymatch deze persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?
    a. Voorafgaand aan de uitvoering van de uitzendkrachtenovereenkomst dient de uitzendkracht/de klant/gebruiker Easymatch de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken en de documenten voor te leggen nodig voor de uitvoering van de uitzendkrachtenovereenkomst en de toepassing van de geldende sociale, fiscale en arbeidswetgeving. Als noodzakelijke inlichtingen beschouwt Easymatch alleszins:

    - Familienaam en voornaam
    - Geboortedatum en – plaats
    - Kopie van identiteitskaart
    - Rijksregisternummer
    - Taal
    - Geslacht
    - Adres
    - Bankrekeningnummer
    - Burgerlijke stand
    - Naam, geboortedatum, nationaliteit en beroep echtgenoot
    - Aantal (gehandicapte) personen ten laste (kinderen, echtgenoot, andere)
    - Pensioentoestand
    - Functie
    - Loon
    - Arbeidsduur
    - Diploma‘s
    - Beroepservaring
    - Gegevens vorige werkgever
    - Periode van uitzendarbeid
    - Periode van voorafgaande werkloosheid

    Deze opsomming is niet limitatief.

    Indien de uitzendkracht/de klant-gebruiker weigert de noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken of documenten voor te leggen, behoudt Easymatch zicht het recht de uitvoering van de uitzendkrachtenovereenkomst op te schorten. Bij elke wijziging van deze persoonsgegevens brengt de uitzendkracht/de klant-gebruiker Easymatch spontaan en zonder uitstel op de hoogte.

    b. Easymatch bewaart tevens in het uitzendkrachtendossier bijkomend de persoonsgegevens waarvan de bewaring bij wet wordt opgelegd zoals:

    - de uitzendkrachtenovereenkomsten en de bijlagen
    - de individuele rekeningen en de bijlagen ervan
    - de overeenkomsten voor tewerkstelling van studenten
    - de overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders
    - de overeenkomst voor de uitvoering van tijdelijke arbeid
    - de beroepsinlevingsovereenkomsten
    - werkrooster van de deeltijdse uitzendkrachten en hun afwijkingsdocumenten
    - glijdende uurroosters met vermelding van de gepresteerde arbeidsprestaties per dag, bij een deeltijdse uitzendkracht met een vast uurrooster tevens het begin en einde van de werkdag en de pauzes
    - Dimona-aangiften

    c. Easymatch bewaart tevens in het uitzendkrachtendossier bijkomend de persoonsgegevens nodig voor het toekennen van bijkomende voordelen en sanctionering van de uitzendkracht in het kader van de toezichtsbevoegdheid van Easymatch voortspruitend uit de uitzendkrachtenovereenkomst:

    - uitzendkrachtenovereenkomsten en bijlagen
    - ingebrekestellingen, verwittigingen, schorsingen, kennisgevingen van de beëindiging van de uitzendkrachtenovereenkomst
    - afwezigheden ongeacht de reden
    - C4, tewerkstellingsattest, vakantieattesten, fiscale fiche 281.10

    d. Easymatch bewaart tevens in het uitzendkrachtendossier persoonsgegevens met het oog op de bescherming van de gerechtvaardigde belangen van Easymatch zoals toezicht op de veiligheid en gezondheid van de uitzendkrachten, controle op het productieproces, beschermen van vertrouwelijke economische, handels- en financiële belangen van de werkgever, beschermen van de eigendommen van de werkgever.

    e. De verwerking van de persoonsgegevens die uit hogervermeld controles voortvloeien worden in afzonderlijke richtlijnen en / of policies geregeld en bij afzonderlijke documenten aan de uitzendkracht ter kennis gebracht.

    f. Het is mogelijk dat Easymatch omwille van bvb. publicitaire redenen verzoekt een afbeelding/foto te nemen om deze op de website/sociale media,… te publiceren. In dit laatste geval zal steeds de toestemming van de uitzendkracht worden gevraagd en dit zowel voor het nemen van de afbeelding/foto als voor de publicatie hiervan.
  3. Met welke derden worden jouw persoonsgegevens gedeeld en waarom?
    a. Intern:
    Easymatch staat ervoor in dat geen onbevoegden kennis kunnen nemen van het uitzendkrachtendossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens en neemt hiertoe alle nodige interne en externe veiligheidsmaatregelen. Bevoegd om kennis te nemen van het uitzendkrachtendossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens zijn: verantwoordelijke HR-medewerker(s), de directie en enkel voor zover dit tot zijn/haar takenpakket behoort: leden van het management, afdeling finance, marketing en administratief personeel.

    b. Extern:
    De persoonsgegevens van de uitzendkracht-artiesten worden verstrekt aan het sociaal secretariaat van Easymatch die ten behoeve van Easymatch deze persoonsgegevens verwerkt met de bedoeling de indiensttreding en uitdiensttreding van de uitzendkracht bij de RSZ te melden, de personeels- en salarisadministratie van Easymatch te voeren, opstellen en overmaken van sociale documenten, uitbetaling lonen,…….

    Easymatch verstrekt tevens de persoonsgegevens aan de instellingen van sociale zekerheid in zoverre noodzakelijk ter vrijwaring van de rechten van de uitzendkracht ten overstaan van de instellingen van sociale zekerheid: RIZIV, ziekenfondsen, RVA, jaarlijkse vakantiekassen, federale pensioendienst, VDAB, arbeidsongevallenverzekeraar… of indien Easymatch hiertoe wettelijk verplicht is.

    Volgende dienstverleners van Easymatch/de uitzendkrachten kunnen eventueel kennis krijgen van en overgaan tot verwerking van de persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van hun opdracht: boekhouder, accountant, advocaten, verzekeringsmaatschappijen, bankinstellingen, IT-leveranciers, externe consultants, vakorganisaties,….

    Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

    In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

    Easymatch doet uitsluitend een beroep op dienstverleners die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking voldoet aan de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

    Indien deze dienstverleners handelen als verwerkers, garandeert Easymatch dat hiervoor de nodige verwerkingsovereenkomsten worden afgesloten en stellen wij alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

    Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.
  4. Hoe lang zullen deze persoonsgegevens worden bewaard door Easymatch?
    De persoonsgegevens van uitzendkrachten die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zal u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven om gecontacteerd te worden om ingeschakeld te worden in bepaalde functies.

    Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.
  5. Heeft Easymatch het voornemen om de persoonsgegevens buiten Europa door te sturen?
    Neen.
  6. Rechten van de uitzendkracht met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens
    a. De uitzendkracht heeft recht op inzage in en kopie van zijn persoonsgegevens voor zover de uitoefening van dit recht geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen.

    b. De uitzendkracht is gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te doen verbeteren.

    c. Elke uitzendkracht is gerechtigd om de verwijdering van alle hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen die onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard. Indien de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, neemt Easymatch alle redelijke technische maatregelen om koppelingen naar of kopie van die persoonsgegevens te wissen zonder tot een resultaat gehouden te zijn.

    d. Elke uitzendkracht kan vragen dat Easymatch de verwerking van de persoonsgegevens beperkt en bijgevolg de persoonsgegevens niet verder verwerkt, maar wel nog bewaart:

    - bij betwisting van de juistheid van de persoonsgegevens door de uitzendkracht voor de periode nodig voor Easymatch om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
    - bij onrechtmatige verwerking door Easymatch
    - indien Easymatch de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar de uitzendkracht heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

    Het verzoek tot beperking van de verwerking weerhoudt Easymatch niet de persoonsgegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon. De uitzendkracht zal van dit voornemen worden ingelicht.

    e. De uitzendkracht heeft recht om de persoonsgegevens die hij aan Easymatch heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. De uitzendkracht kan Easymatch tevens verzoeken de persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk, rechtstreeks aan een andere werkgever over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens kan niet ingewilligd worden indien daarbij afbreuk zou gedaan worden aan de rechten en vrijheden van anderen.
  7. Wie contacteren in geval van vragen?
    Easymatch met maatschappelijke zetel te Herkenrodesingel 8D/2.01 – 3500 Hasselt en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 645.905.182 , is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Easymatch verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

    De uitzendkracht kan iedere vraag met betrekking tot deze privacyverklaring of verzoek tot uitoefening van zijn rechten richten aan: gdpr@easymatch.be

    Contactgegevens DPO:
    Andreas.verougstraete@furbo.be

    Easymatch stelt de uitzendkracht zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis van het gevolg dat Easymatch heeft gegeven aan het verzoek:

    - Inwilliging van het verzoek
    - Onmogelijkheid om binnen een maand het gevolg van het verzoek aan de uitzendkracht
    - kenbaar te maken wegens de complexiteit van het verzoek.
    - Weigering van het verzoek en de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep in te stellen bij de rechtbank.
    - De noodzaak tot bijkomende informatie bij twijfel omtrent de identiteit van de aanvrager. De verzoeken worden in principe kosteloos door Easymatch ingewilligd tenzij het verzoek van de uitzendkracht kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege hun repetitieve karakter. In dat geval mag Easymatch een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren.

    U hebt eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be


» Open deze privacyverklaring in pdf

Wij gebruiken cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Meer informatie    OK